Формы – это такие объекты базы данных, которые позволяют вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. Формы позволяют также выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красиво оформленных форм.

Фильтр нельзя сохранить в качестве отдельного объекта базы данных. Однако существуют другие способы сохранить результаты своей работы.

Если при закрытии окна таблицы в режиме таблицы Вы сохраните изменения, то Access «запомнит» тот фильтр, который был применен последним. При очередном открытии той же таблицы можно щелкнуть на кнопке Применить фильтр, и будет применен фильтр, который Вы использовали последним. Таким образом, не возникает необходимости создавать фильтр заново.

Если при закрытии таблицы Вы не сохраните изменения, то при открытии таблицы в следующий раз Access использует последний сохраненный фильтр таблицы, если таковой когда-либо существовал. Если такого фильтра не было, кнопка Применить фильтр будет недоступна (значок окрашен в серый цвет).

Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Самый быстрый способ создать форму для таблицы или запроса – построить ее с помощью Автоформы. Автоформа – это средство мгновенного создания форм без выдачи дополнительных запросов.

Автоформа в столбец отображает в режиме формы только одну запись, все поля записи выстроены в столбец.

В ленточной Автоформе одновременно отображается несколько записей, поля которых отображают строки.

В табличной Автоформе записи отображаются так же, как и в режиме таблицы.

2. Щелкните на кнопке Создать. Откроется диалоговое окно Новая форма;

4. В этом же диалоговом окне выберите в раскрывающемся списке необходимую таблицу или запрос;

Access создает Автоформу и открывает ее в режиме формы.